PMO

Standplaats:
Den Haag
Startdatum:
01.04.2019
Einddatum:
31.03.2020
Uren per week:
32

Samen met Aeves zijn wij voor het Ministerie van Defensie op zoek naar Ondersteuning voor de Regiegroep Secrarissen.
Deadline is Maandag 11 maart 18h00

Feitelijke startdatum is na afronden van screening. De aangeboden en geselecteerde kandidaat dient ongeacht de duur van de uitvoering van
het veiligheidsonderzoek beschikbaar te zijn. Dit kan oplopen tussen de 12 en 18 weken.

Functieomgeving:

Voor het ondersteunen van drie Regiegroepen en het Programma Bureau zijn we opzoek naar een support medewerker voor het verder werkzaam krijgen van PPM (Project Portfolio Management). Binnen de dienst is een eigen PPM model opgesteld (Governance, Processen en Templates) om de veranderinitiatieven (projecten) te managen. PPM is als verandermethodiek is omarmd en akkoord bevonden door de directie en ingezet om alle lopende veranderingen binnen de dienst te managen. Dit zijn meer dan ICT veranderingen, maar bijvoorbeeld ook organisatie brede verandering in structuur, processen en werkzaamheden. Voor de drie Regiegroepen is ondersteuning nodig om de continuïteit van de PPM processen te waarborgen en daarmee als dienst in control te zijn van onze verandering.

Echter zien we door de tijdelijke veranderdruk die we als organisatie hebben, dat de extra functionele PPM taken die collega’s naast hun dagelijks werk oppakken in de knel komen. Met name voor de functie Regiegroep secretaris zijn de PPM werkzaamheden op dit moment te veel om uit te voeren. Hierdoor is het probleem ontstaan dat de continuïteit en de beheersbaarheid van onze verander initiatieven binnen de PPM methodiek onvoldoende is en in plaats van structureel te veranderen dit op een ad hoc en ongecontroleerde manier gebeurd.

Het programma bureau (PB) van de dienst is verantwoordelijk voor de werking (processen), besluitvorming (governance) en kwaliteit (tooling) van PPM binnen de dienst en heeft om deze werkzaamheden goed uit te kunnen voeren ondersteuning nodig voor de taken van de Regiegroep Secretarissen.

Werkzaamheden/taken:

Voorbereiden, begeleiden en afronden van Regiegroep vergaderingen door:

  • Agenda voordragen en opstellen in overleg met RG Vz en secretaris 
  • Uitnodigingen en documenten versturen 
  • Najagen / alerteren van RG deelnemers voor opleveren documenten (Buziness Cases, Voortgangsrapportages, acties) en acties  
  • Eerste kwaliteitstoets uitvoeren op projectmanagement documenten (volledigheid en duidelijkheid)
  • Actiepunten bijhouden (geen notulen maken)
  • Communicatie van besluiten aan doelgroepen
  • Adviseren over te nemen acties en besluiten aan RG Voorzitter
  • Ondersteunen (vanuit een adviserende rol) van projectleiders en Senior Users bij opstellen projectdocumenten
  • Prioriteren van de te bespreken issues van de verschillende projecten
  • Uitdragen reeds ontwikkelde PPM structuur op het gebied van Governance, Processen en Tooling
  • Begeleiden en ondersteunen business case scrum sessies

Kwalificaties (op basis van benodigde kennis/inzicht/vaardigheden):
Eisen: 

  • De aangeboden en geselecteerde kandidaat dient ongeacht de duur van de uitvoering van het veiligheidsonderzoek beschikbaar te zijn. Dit kan oplopen tussen de 12 en 18 weken 
  • De geselecteerde kandidaat dient minimaal voor de duur van één (1) jaar aangeboden te blijven op de functie van Regiegroep Support
  • Acteert als (project/programma) adviseur en uitvoerder van ondersteuningstaken
  • Minimaal PRINCE2 (foundation), P3O of MSP gecertificeerd
  • Minimaal HBO niveau
  • Minimaal 2 jaar werkervaring als PMO support, projectmanager of PMO ontwikkeling en inrichting
  • Agile Safe / SCRUM certificering (basis)
  • Kan meerdere projecten tegelijk ondersteunen (aantoonbaar maken in de offerte)
  • Is gewend om in politiek gevoelige omgevingen te werken (aantoonbaar maken in de offerte)
  • Heeft ervaring met opstellen van project voortgangsrapportages en overige projectmanagement documenten (aantoonbaar maken in de offerte)
  • Ervaring met ondersteunen van zowel business als IT projecten (aantoonbaar maken in de offerte) .
  •  

​​​​​​​Wensen: 

  • Het hebben van PPM kennis (MoP) en ervaring in het ondersteunen vanuit een portfolio office
  • Heeft een drive om zaken voor elkaar te krijgen, maar weet dit wel te temporiseren
  • Weet mensen te motiveren om actie te ondernemen
  • Durft mensen aan te spreken op niet nakomen afspraken
  • Begrijpt het belang van de project/programma governance structuur, maar weet deze ook te gebruiken zonder onnodige bureaucratie te creëren
  • Is een teamspeler
  • Heeft zowel voor commerciële als overheidsorganisaties gewerkt

< Ga terug naar het overzicht met alle opdrachten